Réussir un événement d’entreprise tel qu’un congrès n’est pas une mission aussi évidente. Sa réussite nécessite en effet une certaine organisation, aussi bien en amont qu’en aval. Il faudra en effet une équipe dynamique, un minimum d’infrastructures et bien évidemment un budget. Quels paramètres faut-il prendre en compte pour organiser un congrès réussi ? Éléments de réponse !
Connaître son public cible
En tant que chef d’entreprise, la première étape à franchir pour réussir l’organisation de votre congrès est d’avoir une idée sur votre public cible. Logiquement, un congrès destiné à des partenaires est différent de celui adressé à des clients potentiels.
L’identification claire de votre public vous aidera à mieux choisir l’espace événementiel le plus adapté à votre rassemblement. Vous devez tout de même déterminer le nombre approximatif de participants. Ce point aura également une influence sur la salle ou l’espace à réserver, dans le cas où le congrès devait se tenir hors de votre entreprise.
Par ailleurs, en fonction du public cible, vous serez amené à demander une contribution financière aux participants. Toutefois, si vous avez pour but de vous rapprocher de votre clientèle, il serait préférable de proposer un accès gratuit.
Définir une date et un lieu
Ces paramètres dépendent en partie de l’ampleur que vous donnez à l’événement. Qu’il s’agisse d’un congrès qui s’étalera sur une ou plusieurs journées, il est conseillé de définir la date le plus tôt possible. Cela vous permet de dénicher et de réserver à temps la bonne salle. Par ailleurs, évitez de choisir des dates qui pourraient correspondre à des périodes mouvementées telles que les jours d’élection, les jours fériés, les vacances scolaires, etc.
S’agissant du lieu, l’idéal est d’opter pour un endroit facilement accessible et qui n’est pas trop éloigné. Autrement dit, privilégiez un lieu desservi par un bon réseau de communication, dont les stations de métro, les autoroutes, etc. Une fois le lieu identifié, prenez le temps de vérifier la capacité du parking ainsi que la qualité de l’infrastructure.
Bien choisir ses orateurs
Après avoir défini votre thématique et réservé votre salle, vous devez ensuite lancer le processus de recrutement des conférenciers. Deux possibilités s’offrent à vous dans ce cas : lancer un appel à communication ou inviter des professionnels que vous souhaitez. Idéalement, pour un meilleur choix, vous devez tenir compte du parcours du conférencier, de ses expériences passées et surtout de sa capacité à tenir devant un public.
S’agissant de la rémunération, attendez-vous au moins à prendre en charge le transport, la restauration et l’hébergement des orateurs. En outre, pour la réussite de l’événement, assurez-vous que ces derniers soient sur la même longueur d’onde que vous.
Adopter une bonne stratégie de communication
Organiser un congrès autour d’un thème précis est bien, mais il est encore mieux de voir les participants honorer l’événement de leur présence. Il vous revient donc d’annoncer la tenue de votre congrès plusieurs jours ou semaines à l’avance. De cette manière, plusieurs personnes aménageront leurs agendas pour être présents le jour J.
Pour y parvenir, misez sur tous les canaux de communication pertinents à votre disposition. On pense notamment à votre site internet, la boîte électronique de votre entreprise, vos réseaux sociaux, les communiqués de presse dans des magazines spécialisés, etc. À défaut d’assurer la communication vous-même, vous pouvez faire appel à une agence de communication digitale. Cette dernière est à même de vous proposer des services sur-mesure.
Disposer de l’équipement nécessaire
Il est quasiment impossible de réussir l’organisation d’un congrès sans avoir à sa disposition des outils technologiques. Pour cela, vous devez au minimum vous doter des micros, d’un système de projection, d’un accès wifi, etc. Assurez-vous que chacun des équipements fonctionne parfaitement avant le jour J. Pour éviter toute déconvenue, prévoyez des outils de rechange. Prenez également en compte la lumière et la sonorisation.
