Connaître son public cible

En tant que chef d’entreprise, la première étape à franchir pour réussir l’organisation de votre congrès est d’avoir une idée sur votre public cible. Logiquement, un congrès destiné à des partenaires est différent de celui adressé à des clients potentiels.

L’identification claire de votre public vous aidera à mieux choisir l’espace événementiel le plus adapté à votre rassemblement. Vous devez tout de même déterminer le nombre approximatif de participants. Ce point aura également une influence sur la salle ou l’espace à réserver, dans le cas où le congrès devait se tenir hors de votre entreprise.

Par ailleurs, en fonction du public cible, vous serez amené à demander une contribution financière aux participants. Toutefois, si vous avez pour but de vous rapprocher de votre clientèle, il serait préférable de proposer un accès gratuit.

Définir une date et un lieu

Ces paramètres dépendent en partie de l’ampleur que vous donnez à l’événement. Qu’il s’agisse d’un congrès qui s’étalera sur une ou plusieurs journées, il est conseillé de définir la date le plus tôt possible. Cela vous permet de dénicher et de réserver à temps la bonne salle. Par ailleurs, évitez de choisir des dates qui pourraient correspondre à des périodes mouvementées telles que les jours d’élection, les jours fériés, les vacances scolaires, etc.

S’agissant du lieu, l’idéal est d’opter pour un endroit facilement accessible et qui n’est pas trop éloigné. Autrement dit, privilégiez un lieu desservi par un bon réseau de communication, dont les stations de métro, les autoroutes, etc. Une fois le lieu identifié, prenez le temps de vérifier la capacité du parking ainsi que la qualité de l’infrastructure.

Bien choisir ses orateurs

Après avoir défini votre thématique et réservé votre salle, vous devez ensuite lancer le processus de recrutement des conférenciers. Deux possibilités s’offrent à vous dans ce cas : lancer un appel à communication ou inviter des professionnels que vous souhaitez. Idéalement, pour un meilleur choix, vous devez tenir compte du parcours du conférencier, de ses expériences passées et surtout de sa capacité à tenir devant un public.

S’agissant de la rémunération, attendez-vous au moins à prendre en charge le transport, la restauration et l’hébergement des orateurs. En outre, pour la réussite de l’événement, assurez-vous que ces derniers soient sur la même longueur d’onde que vous.

Adopter une bonne stratégie de communication

Organiser un congrès autour d’un thème précis est bien, mais il est encore mieux de voir les participants honorer l’événement de leur présence. Il vous revient donc d’annoncer la tenue de votre congrès plusieurs jours ou semaines à l’avance. De cette manière, plusieurs personnes aménageront leurs agendas pour être présents le jour J.

Pour y parvenir, misez sur tous les canaux de communication pertinents à votre disposition. On pense notamment à votre site internet, la boîte électronique de votre entreprise, vos réseaux sociaux, les communiqués de presse dans des magazines spécialisés, etc. À défaut d’assurer la communication vous-même, vous pouvez faire appel à une agence de communication digitale. Cette dernière est à même de vous proposer des services sur-mesure.

Disposer de l’équipement nécessaire

Il est quasiment impossible de réussir l’organisation d’un congrès sans avoir à sa disposition des outils technologiques. Pour cela, vous devez au minimum vous doter des micros, d’un système de projection, d’un accès wifi, etc. Assurez-vous que chacun des équipements fonctionne parfaitement avant le jour J. Pour éviter toute déconvenue, prévoyez des outils de rechange. Prenez également en compte la lumière et la sonorisation.

Les rôles et les attributions d’un comité d’entreprise

Si le comité d’entreprise n’est pas une nécessité pour la plupart des petites entreprises, ce n’est pas le cas des grandes structures dont le nombre de salariés excède un certain nombre. Cette institution est en effet une obligation pour toute société dotée de plus de 50 travailleurs. Il se compose principalement de trois organes :

• Représentants du personnel,
• Représentants des syndicats,
• Chef d’entreprise.

Il faut noter que les salariés sont ceux qui désignent leurs représentants.

Le comité d’entreprise doit s’assurer que des activités sociales et culturelles sont mises en place non seulement pour les travailleurs, mais aussi pour leurs familles. Ils se chargent donc d’organiser différentes activités de loisirs, de bien-être ainsi que tout ce qui se rapporte aux services de santé (en général et au travail). Le comité d’entreprise gère également les institutions sociales de retraite, de mutuelle et de prévoyance.

Par ailleurs, ce comité dispose pleinement du droit de consulter et d’être informé des actions économiques de la société. Lorsqu’une modification de règlement s’effectue, il est impératif que la direction informe le comité. Il en est de même en cas de licenciement collectif, de gestion de l’emploi et des compétences. En clair, aucun changement lié aux conditions de travail ni la mise en place de formations professionnelles ne peuvent se faire sans l’aval du comité d’entreprise.

En outre, le fonctionnement du comité d’entreprise se base sur des réunions organisées de manière régulière. La fréquence de ces réunions est déterminée en fonction de l’effectif de la société. À titre illustratif, si le nombre de salariés est inférieur à 150, une réunion doit être tenue au minimum une fois chaque mois. Si le nombre d’employés dépasse 150, la réunion a lieu une fois au moins tous les deux mois. Les réunions sont convoquées par l’employeur ou par ses représentants.

Les moyens financiers d’un comité d’entreprise

On ne peut détailler le fonctionnement d’un comité d’entreprise sans aborder la question liée au budget. En effet, le comité d’entreprise dispose principalement de deux budgets. Le premier est utilisé pour couvrir l’ensemble des dépenses liées au fonctionnement de la société :

• fournitures de bureau,
• frais du personnel, de téléphone et d’abonnement,
• frais de déplacement,
• services de prestataires,
• formation des élus (du comité d’entreprise) et
• rémunération des experts libres qui ont été sollicités par la structure.

Il faut noter que ce premier fond lié au fonctionnement est subventionné par l’employeur. Il s’agit donc d’une obligation.

La seconde partie du budget est consacrée aux activités culturelles et sociales. Contrairement au budget dédié au fonctionnement de l’entreprise, celui-ci n’est pas obligatoire. Si l’employeur décide néanmoins de s’en charger, il lui revient de décider du montant à verser. Ce financement couvre toutes les activités instaurées pour optimiser les conditions d’emploi des travailleurs. Cela peut concerner le financement des coopératives (de consommation), les crèches, les cantines, les logements, les jardins familiaux ou encore les colonies de vacances.